- Bảo đảm dự thầu là 'tấm vé thông hành' quyết định tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu (E-HSDT); bất kỳ sự mâu thuẫn nào giữa giá trị bằng số và bằng chữ trong thư bảo lãnh ngân hàng đều dẫn đến việc bị loại ngay từ vòng đánh giá sơ bộ.
- Theo quy định của Luật Đấu thầu và hướng dẫn giải quyết kiến nghị mới nhất, việc làm rõ hồ sơ dự thầu không được phép làm thay đổi bản chất của bảo đảm dự thầu đã nộp tại thời điểm đóng thầu, nhằm bảo đảm tính bình đẳng và cạnh tranh minh bạch.
- Doanh nghiệp tham gia đấu thầu cần thiết lập quy trình kiểm soát chéo 3 lớp đối với các chứng từ tài chính và hồ sơ năng lực dự thầu, ưu tiên sử dụng bảo lãnh điện tử tích hợp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để loại bỏ lỗi soạn thảo thủ công.
Trong môi trường đấu thầu mua sắm công và các dự án đầu tư phát triển hạ tầng, cuộc đua giành hợp đồng giữa các nhà thầu luôn diễn ra vô cùng khốc liệt. Các doanh nghiệp thường phải cân não từng con số dự toán, tối ưu hóa biện pháp thi công và chuẩn bị công phu bộ hồ sơ năng lực để chào được mức giá cạnh tranh nhất. Thế nhưng, không ít nhà thầu đã phải ngậm ngùi nhận thất bại đắng cay ngay từ "cửa ải" đầu tiên – bước đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu (HSDT) – chỉ vì một sơ suất đánh máy tưởng chừng vô hại trong thư bảo lãnh dự thầu ngân hàng.
Một vụ việc điển hình vừa diễn ra tại tỉnh Quảng Trị vào cuối tháng 10/2026 đang thu hút sự chú ý đặc biệt của giới nhà thầu và các chuyên gia pháp lý đấu thầu trên cả nước: Một liên danh nhà thầu chào giá thấp hơn đối thủ tới 11,8 tỷ đồng nhưng đã bị loại thẳng tay chỉ vì thư bảo lãnh dự thầu ghi số tiền bằng số là 2,5 tỷ đồng nhưng phần bằng chữ lại ghi là "hai tỷ, năm triệu đồng chẵn". Dù nhà thầu liên tục gửi đơn kiến nghị qua hai cấp có thẩm quyền, kết quả cuối cùng vẫn không thể đảo ngược.
Trong bài phân tích nghiệp vụ này, RTS Agency sẽ cùng bạn mổ xẻ toàn cảnh vụ việc từ góc độ pháp lý của Luật Đấu thầu, làm rõ ranh giới giữa "làm rõ hồ sơ" và "sửa đổi hồ sơ", đồng thời đúc kết cẩm nang kiểm soát rủi ro sống còn cho các doanh nghiệp khi lập hồ sơ năng lực dự thầu chuyên nghiệp.
1. Toàn cảnh vụ việc: Chào giá thấp hơn 11,8 tỷ đồng vẫn trượt thầu vì "lệch 495 triệu" bằng chữ
Vụ việc xảy ra tại Gói thầu Thi công xây lắp và lắp đặt thiết bị thuộc Dự án Khu tái định cư xã Hải An (giai đoạn 2), do Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng xã Diên Sanh (tỉnh Quảng Trị) làm chủ đầu tư. Gói thầu có giá dự toán được duyệt là 115,433 tỷ đồng, sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước và áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi qua mạng.
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ TƯƠNG QUAN CHÀO GIÁ TẠI GÓI THẦU 115 TỶ TẠI QUẢNG TRỊ │
└────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
LIÊN DANH THÁI SƠN - ĐỨC PHÁT - XE BUS QT LIÊN DANH MẠNH LINH - 589 - THUẬN LỘC...
┌─────────────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────────────────┐
│ • Giá chào thầu: 103,309 tỷ đồng │ │ • Giá chào thầu: 115,200 tỷ đồng │
│ • Tiết kiệm cho ngân sách: 12,1 tỷ đồng │ │ • Tiết kiệm cho ngân sách: 0,23 tỷ đồng │
│ • Thấp hơn đối thủ: 11,8 tỷ đồng │ │ • Cao hơn đối thủ: 11,8 tỷ đồng │
│ • KẾT QUẢ: BỊ LOẠI TẠI BƯỚC SƠ BỘ │ │ • KẾT QUẢ: ĐƯỢC PHÊ DUYỆT TRÚNG THẦU │
└─────────────────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────────────┘
Theo báo cáo đánh giá của Tổ chuyên gia chấm thầu, gói thầu có hai liên danh tham dự. Trong đó:
- Liên danh trúng thầu: Gồm 6 thành viên (Mạnh Linh - Xây lắp 589 - Thuận Lộc - Minh Thành - Hường Chua - Phương Đông) được phê duyệt trúng thầu với giá 115,2 tỷ đồng (tỷ lệ tiết kiệm ngân sách chỉ đạt khoảng 0,2%).
- Liên danh bị loại: Gồm Tổng công ty Thái Sơn - Công ty CP Đầu tư Thương mại Xây dựng Đức Phát - Công ty TNHH Xe bus Quảng Trị chào giá 103,309 tỷ đồng, tức thấp hơn giá trúng thầu tới 11,8 tỷ đồng.
Tuy nhiên, Liên danh Thái Sơn đã không thể vượt qua bước đánh giá tính hợp lệ sơ bộ do lỗi trong bảo đảm dự thầu:
- Hồ sơ mời thầu (HSMT) quy định rõ: Giá trị bảo đảm dự thầu là 2,5 tỷ đồng, thời hạn hiệu lực tối thiểu 150 ngày kể từ ngày đóng thầu, và yêu cầu khoản tiền bảo lãnh phải ghi rõ cả bằng số và bằng chữ.
- Thư bảo lãnh của Ngân hàng TMCP Sài Gòn - Hà Nội (SHB) cấp cho nhà thầu lại thể hiện:
- Bằng số:
2.500.000.000 VND(hai tỷ năm trăm triệu đồng). - Bằng chữ:
“Hai tỷ, năm triệu đồng chẵn”(tương đương 2.005.000.000 VND, thiếu 495 triệu đồng so với yêu cầu). - Sai sót này bị lặp lại ở cả phần cam kết bảo lãnh lẫn phần cam kết thanh toán vô điều kiện.
- Bằng số:
Tổ chuyên gia kết luận: Thư bảo lãnh có sự mâu thuẫn trực tiếp về phạm vi cam kết tài chính, dẫn đến việc bảo đảm dự thầu không đạt yêu cầu hợp lệ và nhà thầu bị đánh trượt ngay lập tức.
2. Vì sao văn bản xác nhận của Ngân hàng không được Hội đồng chấp thuận?
Sau khi nhận thông báo trượt thầu, Liên danh nhà thầu đã gửi đơn kiến nghị lên Chủ đầu tư và tiếp đó là Hội đồng giải quyết kiến nghị thuộc Sở Tài chính tỉnh Quảng Trị.
Lập luận của nhà thầu là: Trong quá trình làm rõ HSDT, phía ngân hàng phát hành (SHB) đã có văn bản đính chính chính thức xác nhận đây chỉ là "lỗi sơ suất đánh máy của nhân viên nghiệp vụ", đồng thời khẳng định giá trị cam kết bảo lãnh thực tế của ngân hàng đối với gói thầu luôn là 2,5 tỷ đồng. Nhà thầu cho rằng đây không phải là sai sót làm thay đổi bản chất kỹ thuật hay giá dự thầu, do đó Bên mời thầu cần chấp thuận văn bản làm rõ để giữ lại một hồ sơ có giá chào thầu tiết kiệm gần 12 tỷ đồng cho ngân sách.
Tuy nhiên, ngày 27/10/2026, Hội đồng giải quyết kiến nghị Sở Tài chính tỉnh Quảng Trị đã ban hành kết luận chính thức bác bỏ toàn bộ kiến nghị của nhà thầu, giữ nguyên kết quả lựa chọn nhà thầu dựa trên 3 căn cứ pháp lý cốt lõi:
┌─────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────┐
│ Luận điểm của Nhà thầu │ Phán quyết của Hội đồng Sở Tài chính │ Căn cứ pháp lý áp dụng │
├─────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ 1. "Chỉ là lỗi đánh máy sơ đẳng │ Thư bảo lãnh thể hiện hai giá trị mâu thuẫn; trong đó │ Khoản 1 Điều 14 Luật │
│ của giao dịch viên ngân hàng"│ giá trị bằng chữ (2,005 tỷ) thấp hơn giá trị yêu cầu │ Đấu thầu về tính hợp lệ │
│ │ của HSMT (2,5 tỷ), làm suy giảm nghĩa vụ bảo lãnh thực │ của bảo đảm dự thầu │
├─────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ 2. "Ngân hàng đã có văn bản làm │ Văn bản của ngân hàng phát hành sau thời điểm đóng thầu│ Nguyên tắc làm rõ HSDT: │
│ rõ cam kết đủ 2,5 tỷ đồng" │ làm cho một bảo lãnh không hợp lệ thành hợp lệ là vượt │ Không được thay đổi nội │
│ │ quá giới hạn làm rõ HSDT được pháp luật cho phép │ dung cơ bản của hồ sơ │
├─────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ 3. "Cần ưu tiên phương án giá │ Tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch là nguyên tắc │ Điều 5 Luật Đấu thầu: │
│ thấp tiết kiệm ngân sách" │ tối thượng; không thể vì giá thấp mà bỏ qua các điều │ Cạnh tranh công bằng giữa │
│ │ kiện tiên quyết về tính hợp lệ của hồ sơ mời thầu │ tất cả các nhà thầu │
└─────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────┘
Phán quyết này một lần nữa khẳng định nguyên tắc pháp lý bất di bất dịch trong đấu thầu: Hồ sơ dự thầu được "chốt băng" nguyên trạng tại thời điểm đóng thầu.
Việc làm rõ HSDT chỉ áp dụng để giải thích các nội dung chưa rõ ràng hoặc chứng minh năng lực nhân sự, kinh nghiệm hợp đồng tương tự; tuyệt đối không thể dùng bước làm rõ để sửa đổi giá trị cam kết bảo lãnh ngân hàng từ thiếu thành đủ sau thời điểm mở thầu. Nếu chấp thuận, sẽ tạo tiền lệ nguy hiểm cho các hành vi gian lận và thông đồng trong đấu thầu.
3. Bản chất pháp lý của Bảo đảm dự thầu trong Luật Đấu thầu 2023
Để không bao giờ mắc phải những sai lầm chết người như trên, các nhà quản lý doanh nghiệp và đội ngũ làm thầu cần hiểu sâu sắc bản chất pháp lý của bảo lãnh dự thầu:
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 5 ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT CỦA BẢO ĐẢM DỰ THẦU HỢP LỆ │
└────────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
1. ĐÚNG GIÁ TRỊ (Value) ──► Bằng hoặc lớn hơn giá trị quy định trong E-HSMT
2. ĐÚNG THỜI HẠN (Validity) ──► Thời hạn hiệu lực >= thời gian quy định tại HSMT
3. ĐÚNG ĐỐI TƯỢNG (Beneficiary)─► Tên Bên thụ hưởng phải khớp 100% tên Bên mời thầu
4. ĐÚNG ĐỨNG TÊN (Principal) ──► Đúng tên Nhà thầu hoặc Liên danh theo thỏa thuận
5. CAM KẾT KHÔNG ĐIỀU KIỆN ──► Ngân hàng cam kết chi trả vô điều kiện khi vi phạm
3.1. Ý nghĩa của bảo lãnh dự thầu
Bảo đảm dự thầu (thường từ 1% đến 3% giá gói thầu) là biện pháp bảo đảm nghĩa vụ của nhà thầu trong thời gian có hiệu lực của HSDT. Nó ngăn chặn các hành vi tiêu cực như:
- Nhà thầu nộp thầu rồi tự ý rút hồ sơ sau khi đóng thầu.
- Nhà thầu trúng thầu nhưng từ chối vào hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
- Nhà thầu không nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định.
Nếu xảy ra các trường hợp trên, ngân hàng phát lãnh bắt buộc phải chuyển số tiền bảo lãnh vào tài khoản của Bên mời thầu để nộp vào ngân sách nhà nước mà không cần sự đồng ý của nhà thầu.
3.2. Vì sao ngân hàng và luật ưu tiên nghĩa vụ thấp hơn khi có sai lệch?
Trong giao dịch dân sự thông thường (như viết séc hoặc chuyển khoản), khi có sự sai lệch giữa số và chữ, nhiều người nghĩ rằng chữ sẽ phủ quyết số hoặc ngược lại. Tuy nhiên, trong cam kết bảo lãnh độc lập của tổ chức tín dụng, nguyên tắc phòng ngừa rủi ro quy định rằng: Bên phát hành chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi nghĩa vụ rõ ràng và thấp nhất mà họ đã cam kết.
Khi thư bảo lãnh ghi chữ là "hai tỷ, năm triệu đồng", về mặt pháp lý ngân hàng SHB hoàn toàn có quyền từ chối chi trả số tiền vượt quá 2,005 tỷ đồng nếu có rủi ro tịch thu bảo lãnh phát sinh. Điều này trực tiếp đẩy Chủ đầu tư vào tình thế rủi ro thất thoát ngân sách 495 triệu đồng, và đó là lý do Tổ chuyên gia buộc phải đánh trượt hồ sơ.
4. Những sai sót kinh điển về bảo đảm dự thầu khiến doanh nghiệp mất trắng hợp đồng
Từ thực tiễn tư vấn và hỗ trợ chuẩn hóa hồ sơ năng lực công ty xây dựng và các gói thầu cung ứng thiết bị tại RTS Agency, chúng tôi ghi nhận 5 lỗi sai ngớ ngẩn nhưng vô cùng phổ biến về bảo lãnh dự thầu:
┌─────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────┐
│ Lỗi sai phổ biến │ Biểu hiện thực tế trên hồ sơ │ Mức độ nguy hiểm │
├─────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ 1. Sai lệch câu chữ số tiền │ Số và chữ không khớp nhau (như vụ việc 115 tỷ nêu trên)│ BỊ LOẠI NGAY LẬP TỨC │
├─────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ 2. Đếm sai số ngày hiệu lực │ HSMT yêu cầu 150 ngày, tính từ ngày đóng thầu; nhà │ BỊ LOẠI SƠ BỘ │
│ │ thầu tính từ ngày phát hành bảo lãnh nên bị thiếu 1 ngày│ (Không thể làm rõ bổ sung)│
├─────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ 3. Sai tên đơn vị thụ hưởng │ Ghi tên Chủ đầu tư thay vì tên Bên mời thầu (hoặc viết │ BỊ LOẠI VÌ SAI PHÁP NHÂN │
│ │ tắt sai tên Ban QLDA làm thay đổi pháp nhân thụ hưởng) │ │
├─────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ 4. Lỗi đứng tên trong Liên danh │ Một thành viên trong liên danh đứng tên bảo lãnh nhưng │ BỊ LOẠI DO VI PHẠM THỎA │
│ │ nội dung thư không ghi rõ bảo lãnh cho cả Liên danh │ THUẬN LIÊN DANH │
├─────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ 5. Cài cắm điều kiện phụ hoãn │ Ngân hàng tự ý thêm điều khoản: "Chỉ thanh toán khi có │ BỊ LOẠI VÌ MẤT TÍNH CHẤT │
│ nghĩa vụ chi trả │ phán quyết của Tòa án hoặc sự đồng ý của nhà thầu" │ VÔ ĐIỀU KIỆN │
└─────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────┘
Đặc biệt đối với các nhà thầu tham gia liên danh, theo mẫu quy định tại Thông tư hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Thư bảo lãnh có thể do từng thành viên liên danh nộp riêng rẽ theo tỷ lệ đảm nhận, hoặc do thành viên đứng đầu liên danh đại diện nộp cho toàn bộ liên danh. Nhưng nếu nộp gộp, trong thư bảo lãnh bắt buộc phải ghi rõ tên của tất cả các thành viên trong liên danh hoặc ghi "Bảo lãnh cho Liên danh [Tên liên danh] gồm các thành viên...". Đã có rất nhiều nhà thầu đứng đầu tự nộp bảo lãnh mang tên một mình công ty mình và khiến cả liên danh bị loại trong tiếc nuối.
5. Quy trình kiểm soát chéo 3 lớp (3-Tier QC) trước giờ nộp thầu điện tử
Để biến hồ sơ dự thầu thành một "pháo đài pháp lý" vững chắc không tì vết, các doanh nghiệp chuyên nghiệp không bao giờ giao phó toàn bộ việc kiểm tra cho một cá nhân. Tại RTS Agency, chúng tôi khuyến nghị áp dụng quy trình kiểm soát chất lượng 3 lớp độc lập:
┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHÉO HỒ SƠ DỰ THẦU 3 LỚP │
└───────────────────────────┬────────────────────────────┘
│
1. LỚP 1: Chuyên viên Làm Thầu ──► Đối chiếu từng chữ số giữa thư bảo lãnh và E-HSMT
2. LỚP 2: Kế toán trưởng & Pháp chế► Kiểm tra tư cách pháp nhân, thẩm quyền ký và mẫu biểu
3. LỚP 3: Lãnh đạo phê duyệt nộp thầu► Soát xét tổng thể trước khi cắm Token ký số điện tử
Lớp 1: Rà soát kỹ thuật chi tiết của chuyên viên hồ sơ
- Đọc kỹ chương III và bảng dữ liệu đấu thầu của E-HSMT để trích xuất chính xác 4 thông số: Số tiền (bằng số và chữ), ngày đóng thầu, số ngày hiệu lực yêu cầu, và tên chính xác của Bên mời thầu.
- Ngay khi nhận thư bảo lãnh bản cứng hoặc bản điện tử từ ngân hàng, dùng thước kẻ đối chiếu từng ký tự. Nếu phát hiện sai lệch dù chỉ 1 chữ số, yêu cầu chi nhánh ngân hàng hủy thư cũ và phát hành thư mới ngay trong ngày, tuyệt đối không chần chừ đến sát giờ đóng thầu.
Lớp 2: Thẩm định pháp lý và năng lực tài chính
- Bộ phận pháp chế hoặc kế toán trưởng kiểm tra thẩm quyền của người ký thư bảo lãnh phía ngân hàng: Người ký là Giám đốc chi nhánh hay Phó giám đốc có giấy ủy quyền hợp lệ còn hiệu lực hay không.
- Đối với bảo lãnh qua mạng: Kiểm tra xem ngân hàng đã đẩy dữ liệu bảo lãnh điện tử lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (VNEPS) thành công hay chưa, mã tra cứu bảo lãnh có hợp lệ và truy xuất được thông tin tức thì không.
Lớp 3: Phúc tra của Ban giám đốc trước khi ký số
- Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp thực hiện kiểm tra lần cuối trước khi cắm USB Token để ký số nộp gói thầu trên hệ thống.
- Đảm bảo toàn bộ tài liệu đính kèm (hồ sơ năng lực, báo cáo tài chính, chứng chỉ nhân sự, biện pháp thi công) và bảng giá dự thầu đều đã được lưu trữ an toàn và khớp đúng với các biểu mẫu Webform.
6. Giải pháp nâng chuẩn Hồ sơ năng lực và Cố vấn thầu chuyên nghiệp tại RTS Agency
Một lỗi sai nhỏ trong bảo lãnh dự thầu hay hồ sơ năng lực có thể xóa sạch mọi nỗ lực của hàng trăm kỹ sư và công nhân trong suốt nhiều tháng trời. Tại RTS Agency, chúng tôi hiểu rằng việc tham gia chào thầu là cuộc chiến đòi hỏi sự hoàn mỹ tuyệt đối giữa tính chuẩn xác pháp lý và sự vượt trội về năng lực cạnh tranh:
- Thiết kế Hồ sơ năng lực công ty chuẩn hóa đấu thầu: Kiến trúc toàn bộ hồ sơ kinh nghiệm, bảng kê năng lực thiết bị máy móc, sơ đồ tổ chức thi công và hệ thống chứng chỉ chất lượng ISO/HACCP theo đúng chuẩn mực của các chủ đầu tư lớn và các tổ chức quốc tế (WB, ADB, JICA).
- Quy chuẩn hóa Hồ sơ năng lực số (E-Profile): Giúp doanh nghiệp dễ dàng trích xuất dữ liệu, tích hợp mã QR tra cứu văn bằng kiểm định và đồng bộ dữ liệu mượt mà lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
- Tư vấn nhận diện thương hiệu nhà thầu uy tín: Đồng bộ từ hồ sơ dự thầu, catalogue công trình đến website doanh nghiệp chuyên nghiệp, xây dựng hình ảnh một nhà thầu chuẩn mực, minh bạch và có năng lực cung ứng vượt trội.
Lời kết: Cẩn trọng trong từng con chữ là đạo đức nghề nghiệp của người làm thầu
Bài học trượt gói thầu 115 tỷ đồng tại Quảng Trị vì sai lệch chữ và số là hồi chuông cảnh tỉnh đắt giá cho mọi doanh nghiệp xây lắp và thương mại tại Việt Nam. Giá thành cạnh tranh là điều kiện cần, nhưng sự cẩn trọng, kỷ luật và tính chuẩn xác tuyệt đối trong hồ sơ mới là điều kiện đủ để đưa doanh nghiệp bước lên bục vinh quang của người chiến thắng.
Đừng để những sơ suất đáng tiếc tước đi cơ hội tăng trưởng của doanh nghiệp bạn. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của RTS Agency để được tư vấn nâng cấp toàn diện hồ sơ năng lực chào thầu chuyên nghiệp:
- Khám phá các dự án tiêu biểu: Dự án thiết kế hồ sơ năng lực thầu
- Dịch vụ trọng tâm: Thiết kế hồ sơ năng lực công ty RTS
- Tham khảo chuyên sâu: Hồ sơ năng lực công ty sản xuất - nhà máy
- Đăng ký tư vấn trực tiếp cùng chuyên gia thầu: Liên hệ RTS Agency
Website, hồ sơ năng lực, bao bì và nhận diện thương hiệu.